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Cos’è la conservazione sostitutiva. Tutto ciò che devi sapere

Con il progresso dell’informatica e del digitale, gran parte delle operazioni amministrative e burocratiche che in passato erano svolte su carta vengono oggi portate a termine in formato elettronico. Esempio di tale rivoluzione è dato dall’eccezionale utilità della conservazione sostitutiva.

Conservazione sostitutiva: generalità

La conservazione sostitutiva consiste in una particolare procedura informatica volta a conservare in formato elettronico uno o più documenti burocratici. E non solo. Cos’è la conservazione sostitutiva e qual è la sua finalità puoi approfondirlo qui https://www.savinosolution.com/2014/05/03/cose-conservazione-sostitutiva/.

Soprattutto è necessario sapere che ha nache l’utilità di fare in modo che il documento stesso, registrato elettronicamente all’interno del sistema al quale si fa riferimento, possa avere validità certa e duratura nel tempo.

Il presupposto della “conversione” di un documento in digitale è proprio quello di fare in modo che lo stesso non possa risultare eliminabile, tranne quei casi in cui, per un motivo o per l’altro, ci si trovi di fronte alla necessità stessa di procedere con la cancellazione del file interessato.

In virtù dei suoi straordinari vantaggi, la conservazione sostitutiva sta prendendo sempre più piede all’interno degli uffici e delle aziende. Stiamo parlando di un procedimento normato a tutti gli effetti, regolamentato a partire dalla delibera CNIPA n. 11 del 2004. Ma entriamo più nel dettaglio, analizzando le caratteristiche specifiche della conservazione sostitutiva.

Caratteristiche del procedimento di conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva è un procedimento informatico finalizzato alla conservazione di documenti cartacei in formato digitale. Il procedimento può essere portato a termine mediante una serie di software scaricabili (gratuitamente o a pagamento) da siti specializzati.

La particolarità della conservazione sostitutiva è quella di garantire al documento preso in considerazione una validità duratura nel tempo, sia nella forma che nel contenuto. Oltre a tutto ciò, un’altra caratteristica degna di nota relativa alla conservazione sostitutiva è il suo valore sul piano legale.

Il documento che viene conservato mediante il procedimento qui descritto vanta la cosiddetta firma digitale, vale a dire l’equivalente di una firma scritta in formato elettronico, così da poter risalire con estrema facilità a colui che ha consentito l’apposizione in calce della propria firma sul documento prescelto.

Va inoltre sottolineato come sia proprio la firma digitale a evitare qualsiasi possibilità di modifica del documento, il quale, una volta contrassegnato dal firmatario dello stesso, non può essere modificato da terze parti. Infine, un’altra peculiarità degna di nota in merito alla conservazione sostitutiva è la presenza della marca temporale.

La marca temporale consente al legislatore, così come a chiunque altro intenda prendere visione del documento, di risalire alla datazione effettiva del file, nell’esatto momento in cui questo è stato prodotto.

I vantaggi relativi al procedimento della conservazione sostitutiva

Sfruttare la conservazione sostitutiva porta con sé una serie di vantaggi considerevoli. Innanzitutto, trasformare un documento cartaceo nel suo analogo in versione elettronica consente di evitare che il foglio (o i fogli) di carta possano essere soggetti a danneggiamenti legati all’usura o ad agenti esterni (es.: batteri, microrganismi ecc…).

Qualsiasi documento in carta, infatti, qualora non venisse tutelato e salvaguardato nella maniera corretta (in magazzini a tenuta stagna, ad esempio) è soggetto assai più facilmente a danni di varia tipologia. Ciò non avviene nel caso di una conversione dei documenti stessi in formato elettronico.

I file digitali, infatti, per loro natura risultano assai più protetti, essendo localizzati all’interno di una memoria elettronica come quella di un disco rigido. Allo stesso tempo, un vantaggio non indifferente derivante dalla scelta della conservazione sostitutiva riguarda la possibilità di contare su una più rapida consultazione dei documenti convertiti.

Per consultare un qualsiasi documento cartaceo, infatti, potrebbe essere necessario recarsi presso la sede o il magazzino nella quale il documento stesso (o i documenti) sono localizzati. E il magazzino potrebbe addirittura distare chilometri! Con la conservazione sostitutiva, invece, il problema non sussiste: è sufficiente utilizzare un PC o un qualsiasi altro dispositivo elettronico per accedere al documento in digitale.

Altri vantaggi conseguenti alla conservazione sostitutiva

Proseguendo nella disamina dei diversi vantaggi che la conservazione sostitutiva porta con sé, si evince che il procedimento in questione consente alle aziende e ai privati di risparmiare in maniera non indifferente dal punto di vista della gestione dei documenti.

Oltre alla possibilità di risparmiare spazio, infatti, i file elettronici evitano l’acquisto di carta e inchiostro per la produzione dei documenti in formato cartaceo. Il che, ovviamente, coincide anche con un vantaggio per l’ambiente, in virtù del fatto che la carta, ad eccezione di quella riciclata, proviene direttamente dal disastroso abbattimento degli alberi.