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Pubblica Amministrazione: la trasformazione da analogico a digitale

Negli ultimi tempi si sente molto parlare di dematerializzazione nella pa. Questa espressione si riferisce alla trasformazione dei documenti da cartacei in digitali. Si tratta di un percorso molto importante e articolato, che permette anche di dare una concreta mano all’ambiente e di velocizzare le mansioni lavorative, abbattendo i rischi legati alla commissione degli errori.

La dematerializzazione della pubblica amministrazione e il passaggio da analogico a digitale (come spiegato su savinosolution.com) sono stati voluti dal nostro legislatore e a questo riguardo abbiamo assistito alla realizzazione delle reti telematiche che favoriscono il contatto con i soggetti privati. Vediamo quello che bisogna sapere sull’argomento.

La dematerializzazione della pubblica amministrazione, il passaggio da analogico a digitale

Oggi la diffusione del digitale all’interno delle pubbliche amministrazioni offre numerosi aspetti positivi. Il tempo necessario per redigere gli atti, classificarli, firmarli e archiviarli viene ridotto in maniera considerevole. In questa maniera le mansioni lavorative si possono portare a termine in modo fluido e veloce. L’interno apparato burocratico diventa molto snello e reperire un documento, anche di vecchia data, non diventa più un problema come in passato.

La dematerializzazione nella pa consente anche di trasformare interi archivi cartacei in formato digitale, in modo da consentire una maggiore e efficienza e rapidità, ma non solo. Questa rivoluzione permette anche di assicurare la corretta conservazione dei documenti nel lungo termine e quindi fare in modo che lo Stato si ponga al servizio del cittadino.

Occorre infatti precisare che la dematerializzazione della pubblica amministrazione e il passaggio da analogico a digitale, è stato appositamente regolato dalle norme di settore per fare in modo che documenti e le informazioni siano archiviati in modo integro, autentico, accessibile e leggibile.

Dematerializzazione nella pa: altre considerazioni

Per quanto concerne l’aspetto strettamente legale, è stato previsto che tutti gli atti dematerializzati acquistano pieno valore giuridico allo stesso modo di quelli cartacei. Questi documenti, quando vengono rilasciati da enti autorizzati e firmati digitalmente, hanno piena validità e possono essere anche prodotti all’interno di un giudizio, quindi fungere da prova legale per il Giudice.

Il nostro Governo ha messo a punto diverse iniziative e ha promulgato varie norme che promuovono la dematerializzazione nelle pubbliche amministrazioni. L’intento finale non è solo quello di incoraggiare la nascita di una società digitalizzata, ma anche velocizzare le mansioni lavorative, abbattere a monte gli errori, favorire un approccio etico, sostenibile e diffondere l’innovazione dei servizi.

Quando si parla di dematerializzazione non si deve far confusione con la digitalizzazione, sebbene i due termini vengono spesso utilizzati come sinonimi. Nel primo caso infatti, i singoli documenti cartacei sono trasformati in file digitali. Nel secondo, invece, i documenti sono già stati creati con software e applicazioni apposite, quindi non necessitano di alcuna trasformazione. I singoli documenti digitali vantano poi tutta una serie di peculiarità, quali la firma digitale, la registrazione e il protocollo su archivi informatici e la trasmissione a mezzo posta elettronica certificata.

Documenti digitali delle pubbliche amministrazioni

I documenti digitali prodotti, firmati e catalogati all’interno delle pubbliche amministrazioni vengono poi trasmessi attraverso gli indirizzi di posta elettronica certificata, un particolare e sofisticato sistema di comunicazione che consente di inoltrare e-mail che hanno valore giuridico. Questo tipo di trasmissione viene oggi equiparato alla raccomandata con ricevuta di ritorno. Il domicilio digitale, infatti, è oramai obbligatorio per tutte le imprese commerciali, i professionisti e i possessori di partita IVA. Viene ogni giorno usato dalle pubbliche amministrazioni per inoltrare comunicazioni ufficiali ai cittadini, oltre che per gestire le notifiche in maniera veloce e snella.
Infine si ricorda anche lo SPID, soluzione che consente ai cittadini di accedere tramite le personali credenziali ai numerosi servizi della pubblica amministrazione, senza più accedere fisicamente agli sportelli.